PERSONAL-PLANUNG MIT PERSONIO

Kurz gesagt: Zur Personalplanung gehören alle Prozesse, die zum Ziel haben, den personellen Idealzustand zu errechnen, zu erreichen und dann zu erhalten. Das gelingt durch die ganzheitliche Aussteuerung aller Personalressourcen entlang der Wertschöpfungskette.

Dafür versuchen Personalplaner den gesamten Employee Lifecycle zu verstehen, um Bedarf und auch Ausfälle vorauszusehen und den Personalbedarf zu decken, der sich aus den strategischen Wachstumszielen ergibt. Auch im Personalwesen gilt: Planungsprozesse legen einen Korridor an, innerhalb dessen die operative Umsetzung erfolgt. Je besser die Planung, desto erfolgreicher die Umsetzung.

• Personaleinsatzplanung: Schichtpläne, Aufgabenverteilung und Projektzuordnungen gehören zur Personaleinsatzplanung.
  
  
• Personalfreisetzungsplanung: Findet im Rahmen der Personalbedarfsplanung statt und umfasst neben Personalkürzungen auch Outplacement-Angebote sowie die Planung von Abfindungsbudgets – hier ist eine Verknüpfung mit dem Finanzbereich besonders von Nutzen.
  
  
• Personalentwicklung:  Fort- und Weiterbildungen, Potenzialanalysen, Umschulungen, Kandidatenauswahl, die Standortbestimmung von Mitarbeitern und der gesamte Onboarding-Prozess fallen in den Bereich der Personalentwicklung.
  
  
• Personalbedarfsplanung: Die Königsdisziplin! Personalbedarfsplanung errechnet aus allen verfügbaren Daten, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten an welchen Stellen benötigt werden – jetzt und in der Zukunft.
  
  
• Personalbeschaffungsplanung: Sie haben in der Personalbedarfsplanung festgestellt, dass Sie mehr Leute brauchen – also beginnen Sie das Recruiting. Alle damit verbundenen Prozesse fallen unter die Personalbeschaffungsplanung. Mit definierten Kennzahlen, zum Beispiel Time-To-Hire und Time-To-Fill, lässt sich Recruitment-Performance auch messen und entsprechend optimieren.
  
  
• Personalkostenplanung: Gehälter, Gehaltsbänder sowie alle Lohnnebenkosten und Lohnzusatzleistungen fallen unter das Stichwort Personalkostenplanung. Eine integrierte Personalplanung, implementiert von bdg, generiert die relevanten Kostenstellen automatisch parallel zur allgemeinen Personalplanung.

Eine integrierte Personalplanung erreichen Sie, indem Sie die Planungsprozesse im Personalwesen eng mit denen der Finanzabteilung verknüpfen, die wiederum auch verbunden sind mit den Personalbedarf generierenden Organisationseinheiten – Produktionszentren, Abteilungen usw. Der Vorteil einer integrierten Personalplanung: Es wird möglich, den Personalbedarf anhand bestimmter Parameter zu erfassen, die sich meist aus der strategischen Unternehmensplanung sowie anderen anderen Faktoren ableiten. 

Faktisch ist eine integrierte Personalplanung nur mit entsprechenden Planungsapplikationen möglich, so wie der die wir hier anpreisen. Der Mehrwert solcher Tools entsteht aus der Verkürzung der Planungszyklen bei gleichzeitiger Steigerung der Planungsqualität sowie der Management-Konsolidierung und der sofort spürbaren Reduktion an Abstimmungsrunden zwischen der Unternehmensleitung und dezentralen Organisationseinheiten.

Tatsächlich ist diese Frage sehr komplex. Daher muss man sie differenziert betrachten: Akuter Personalbedarf in einer bestimmten Berufsgruppe lässt sich oberflächlich sehr einfach berechnen. Sie haben in Ihrem Orchester nur zwei Hornisten, das Stück, das Sie proben, sieht aber acht vor? Da haben Sie Ihren Personalbedarf – sechs. 

Bei Unternehmen funktioniert das eigentlich genauso, nur skaliert über alle Unternehmensbereiche und gestreckt über den gesamten Planungszeitraum und unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren.

Sie berechnen den grundlegenden Personalbedarf aus Ihren verfügbaren FTEs und den benötigten FTEs für alle Berufsfelder in allen Fachbereichen. Dann approximieren Sie Fluktuation, Renteneintritte, Ausfälle durch Krankheit, Elternzeit, Auftragsstorno usw. anhand Ihrer Personaldaten bzw. Analytics um den Zusatzbedarf zu errechnen. In vielen Branchen kommt dann noch ein saisonaler Extrabedarf dazu. Und damit Sie auf der sicheren Seite sind, sollten kritische Fähigkeiten in der Regel redundant vorhanden sein, am besten verteilt in unterschiedlichen Einsatzbereichen. Wenn Vakanzen auftreten, können Sie dadurch gegensteuern.

Für die Personalbedarfsplanung brauchen Sie schon ein leistungsfähiges Planungstool; wirklich ans Eingemachte geht es aber bei der strategischen Personalbedarfsplanung.

Strategische Personalbedarfsplanung geht noch einen Schritt weiter, dafür nehmen Sie den ganzen Datensatz und berechnen einen Multiplikator anhand Ihrer Wachstumsquote und Ihren strategischen Zielen. Viele Unternehmen nutzen dabei spezielle Parametermatrizen für die Szenario-Simulation. 

Das Ziel besteht darin, auf der strategischen Ebene, d.h. in der Regel über Jahre im Voraus, zu berechnen, wann und wo welche Skillsets in welcher Anzahl benötigt werden, um die Weichen entsprechend früh stellen zu können. 

Grundsätzlich können wir jedes Vorsystem anbinden. Einfach ist es, wenn Ihr Tool eine freie API für Entwickler bereitstellt,  was die meisten tun ... und die meisten haben wir auch schon einmal verknüpft. Herausforderungen können eher bei In-house-Entwicklungen entstehen, aber auch dafür haben wir ein großes Repertoire an Lösungen und ein erfahrenes Team, das einen Weg findet.

xP&A steht für "Extended Planning and Analytics" und beschreibt im Kern die Idee, Planungs- und Analyseprozesse, die im Finanzbereich etabliert wurden (FP&A, Financial Planning and Analytics) auf weitere Fachbereiche im Unternehmen zu übertragen. Seien es Budgets, Personalkosten, Ausgaben oder andere Daten – jeder Fachbereich in jedem Unternehmen ist in der einen oder anderen Weise mit der Finanzabteilung verbunden. Diese Verbindung wird im xP&A-Ansatz gestärkt. Es geht um Datenaggregation, Management-Konsolidierung und Effizienzsteigerung auf allen Ebenen.

Gern stellen wir Ihnen diese Integration der verschiedenen Bereiche im Rahmen unserer "Collaborative and Connected Decision Making Platform" in einer Demo vor, die Sie unter anderem hier auf dieser Seite buchen können.

1. Die Anbindung geht sehr schnell, dank der vor konfigurierten Schnittstelle. Mit der zusätzlichen Anbindung Ihrer relevanten Personio-Custom Fields und das Aufsetzen ihrer Organisationsstruktur in der bdg One | People können Sie bereits nach 20 Tagen Implementierungszeit mit der Planung und dem Reporting starten.

Mitarbeiter Stammdaten werden per REST API in der bdg ONE synchronisiert. Sie können die Synchronisation selbst anstoßen oder einen täglichen Datenload-Job einrichten lassen. Bewegungsdaten werden per file geladen und demnächst auch per API durch Personio zur Verfügung gestellt.

Die bdg ONE | People ermöglicht es Ihnen auf Positionsebene zu planen. Mitarbeiter mit zukünftigen Austrittsdaten werden in der bdg ONE | People automatisch mit eine vakanten Stelle für die Nachbesetzung eingeplant. Darüber hinaus können in der bdg ONE | People auch neue Stellen geplant werden.